El CRAI de la Universitat de Barcelona disposa, des del 2014, d’un Pla integral de Preservació digital dels seus fons patrimonials.

Amb la creació del Centre de Digitalització (CEDI) de la Universitat de Barcelona al juny del 2013, el CRAI va definir el nou projecte de digitalització i difusió del seu patrimoni des d’un punt de vista global. El projecte contemplà, des del seu origen, tres àrees d’actuació: un centre de digitalització, un servidor de difusió i un sistema de preservació digital. Aquesta darrera àrea es du a terme a partir del repositori Xanadú, on es preserven tant els resultats del procés de digitalització com els documents digitalitzats pel CRAI amb anterioritat al CEDI. Aquestes tres àrees han definit tres línies estratègiques en l’àmbit de la Gestió de la col·lecció, que han servit per definir les polítiques de gestió dels diferents àmbits i dotar el sistema d’un marc normatiu adient.

Història de la digitalització al CRAI de la Universitat de Barcelona

El CRAI està fent, des l’any 2005, una feina important de difusió del seu ric patrimoni bibliogràfic i documental (format principalment pel fons antic dipositat al CRAI Biblioteca de Reserva, pels fons d’arxius personals, i per les col·leccions bibliogràfiques, personals i temàtiques de la Universitat), a través de la digitalització del seu fons.

El juny del 2013, amb la creació del CEDI, va suposar la dotació d’un centre propi per a la digitalització. A partir d’aquesta data tot el material digitalitzat a través del CEDI s’ha gestionat pensant no sols en la seva difusió sinó també amb la preservació a llarg termini dels fitxers digitals.

L’inici del CEDI va suposar l’establiment d’unes directrius definides:

• en l’ús d’estàndards internacionals en la digitalització i l’assignació de metadades
• en la política i el sistema de preservació de les imatges amb dues vessants:
  • dels nous objectes digitals
  • dels fitxers retrospectius originats des del 2005 fins el 2013
• en la difusió dels fitxers resultants consultables a través de les diferents plataformes BiPaDi, MDC , TDX
• en la definició de la política de col·leccions digitals del CRAI

Fitxers digitals: problemàtica

Els documents digitals presenten una sèrie de perills a diferents nivells: de suport, de format i de programari.

Per lluitar contra aquests perills, majors quan més temps es vol conservar un fitxer, cal mantenir una vigilància continua i comprovar la integritat de les còpies de les dades. Mentre que a curt termini molts dels perills es preveuen tenint una bona política de còpies de seguretat, a mig i llarg termini cal aplicar polítiques més àmplies de preservació digital. És necessari garantir la preservació dels fitxers màsters o originals d’alta qualitat tenint en compte els possibles canvis de formats o obsolescència, i assegurar la seva integritat per sobre de qualsevol incidència tècnica: virus, manipulacions accidentals, errors de maquinari o migracions de format.

Pla de preservació digital

El CRAI té un gran volum de màsters i per tant un volum de dades considerable, raó per la qual és necessari normalitzar les característiques i els noms dels fitxers de diferents procedències.

Guardar o preservar de forma segura vol dir fer més d’una còpia i aquestes còpies no han de ser manipulables ni tan sols per accident. És aquest el concepte de dipòsit segur i sobre el dipòsit s’han de poder aplicar controls sobre què hi entra i quines són les condicions d’entrada així com comprovacions periòdiques de la integritat del seu contingut.

Des de 2013 i de manera ordenada, el CEDI segueix el pla de preservació per als nous objectes digitals i des de 2016 s’està realitzant la tasca de revisió de les còpies de preservació anteriors al CEDI, comprovant la seva procedència, integritat i qualitat abans de preservar-les.

En un futur proper esperem poder incloure en aquest pla integral també tota la producció de documents nascuts digitals que el CRAI difon a través dels repositoris digitals.