De tots era coneguda l’existència de material d’arxiu, de fons personals i de col·leccions especials als nostres CRAI Biblioteques, però el tractament d’aquests fons era un tema pendent, amb l’excepció del CRAI Biblioteca del Pavelló de la República, que per la seva consideració d’arxiu-biblioteca, disposa d’importants fons d’arxiu, completament descrits i inventariats.

A la resta de CRAI Biblioteques, els materials d’arxiu romanien ocults dins de caixes, o en armaris, sense accés al públic. Hi ha diversos motius pels quals no s’havien tractat aquests fons, però en el nostre cas en destaquen dos de principals: per una banda els bibliotecaris es trobaven amb un tipus de material en formats i tipologies que no eren els tradicionals als que estaven acostumats a descriure, i per altra, en alguns casos s’havia perdut el fil de la donació del fons perquè les persones que l’havien rebut, o havien canviat de lloc de treball, o s’havien jubilat, i no se sabia ben bé d’on provenia aquella documentació i què calia fer amb ella.

A finals dels anys 90 i sobretot durant la primera dècada del 2000 els CRAI Biblioteques de la Universitat van començar a rebre una quantitat important de donacions de fons personals. Els donatius incloïen fons documentals i/o bibliogràfics provinents d’eminents investigadors i científics que havien estat també professors de la UB. Podem citar per exemple, el Fons Martorell-Solanic (1997), el Fons Sabater Pi (2005), el fons Porter Moix (2008) i el fons Josep Cuatrecasas (2010),  entre d’altres. Va ser llavors quan es va veure la importància i la necessitat de començar a treballar aquesta documentació i esbrinar quins altres fons donats amb anterioritat romanien encara en espera de ser tractats.

En un principi, es van començar a inventariar alguns d’aquests fons i cap a l’any 2002 es van crear les primeres bases de dades per poder anar introduint la informació. Els registres incloïen uns camps bàsics de descripció: autor, títol, lloc, any, descripció física, tipologia, notes, matèries, etc., similars als camps bàsics de la catalogació bibliogràfica. Els documents eren descrits un a un sense l’establiment de sèries o expedients, és a dir, no se seguia la normativa de descripció  arxivística. Amb el pas del temps es va fer palès que tant des del punt de vista del contingut, com des del punt de vista informàtic, aquestes bases de dades eren poc consistents i no es garantia la seva continuïtat a llarg termini. Calia doncs treballar aquesta documentació d’una altra manera i migrar les dades a alguna aplicació més sòlida i amb garanties de continuïtat.

Va ser així com el febrer de 2012 es va iniciar un projecte de col·laboració entre el CRAI i l’Arxiu de la Universitat per tractar i donar visibilitat als fons personals i col·leccions especials existents al CRAI de la UB.

Es va veure des d’un primer moment que la participació dels CRAI Biblioteques en el procés de descripció i tractament d’aquests fons d’arxiu era fonamental i que es requeria impartir de forma periòdica una formació per part del personal de la Unitat de Gestió Documental i Arxiu als bibliotecaris del CRAI assignats per tractar aquest material.

Ja han passat sis anys i actualment es continua amb la formació en gestió documental. Els fons personals s’inventarien i es descriuen amb criteris arxivístics i les fitxes de productor, de fons, de sèries i d’unitats documentals simples i compostes, descrites pel personal de de la Unitat deProcés Tècnic i pel personal dels CRAI Biblioteques, s’incorporen al programa d’arxiu UBDOC.

Dins dels treballs de gestió de documentació d’arxiu s’ha iniciat recentment l’inventariat del Subfons del CRAI de la UB per recollir tota la documentació de la història del nostre servei des del seu inici com a Biblioteca fins al CRAI actual.

Des de la Unitat de Procés Tècnic, amb la col·laboració de la Unitat de Gestió Documental i Arxiu de la Universitat de Barcelona, es dona suport al personal dels CRAI Biblioteques encarregat de gestionar i descriure els seus fons personals.

Podeu consultar la descripció dels fons personals del CRAI a l’UBDOC

I també trobareu informació d’aquests fons a l’apartat de Patrimoni bibliogràfic del web del CRAI .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Carme Masagué